„Eigentlich…“ oder „Normalerweise ……“, so beginnen die Ausführungen zu Regeln und Vorgaben für Aufsichts-, Verwaltungs-, Stiftungsräte und Kuratoriumsmitglieder.
Sofern eine Geschäftsordnung vorhanden ist, finden sich dort die Eckpunkte der Zusammenarbeit. Spätestens bis Mitte Februar wäre der Haushaltsplan oder die Investitionsrechnung des laufenden Jahres vorgelegt worden, im Spätsommer würde der Jahresabschluss des vorangegangenen Jahres verabschiedet und im Herbst wäre über das laufende Jahr berichtet worden. Drei Treffen über das Jahr hätten ausgereicht, um seinen Aufgaben und Pflichten nachzukommen.
Dies ist nun anders. Auch die Mitglieder der Aufsichtsgremien, die meistens ehrenamtlich und unentgeltlich tätig sind, trifft nun die „Last“ des Amtes. Sie sind gefordert, in der aktuellen Situation Krisenmanagement ebenfalls eigenständig umzusetzen.
- Sie müssen derzeit aktiv das Gespräch und die Nähe zu den Vorständen und Geschäftsführern suchen.
- Sie müssen und sollen über alles im Bilde sein, ohne aber hierbei in das operative Geschäft einzugreifen.
- Sie müssen in der Lage sein, kurzfristige Entscheidungen des Vorstandes oder der Geschäftsführung zu hinterfragen und zu unterstützen.
Manches, was jetzt entschieden werden muss, hat Einfluss auf die Außendarstellung und das Auftreten der Gesellschaft und führt auch zu Anpassungen in der Satzung oder dem Gesellschaftsvertrag. Es sollte aber als Ergebnis eines demokratischen Selbstverständnisses diskutiert und nicht als „alternativlos und krisenbedingt“ vorgegeben worden sein.
Aber als Ehrenamtler und nicht ganz so fachkundig, gilt es jetzt sachkundig und gewissenhaft vorzugehen. Hierbei sollte auch eigenständig auf externe Unterstützung zurückgegriffen werden. Andererseits lassen sich erste Maßnahmen auch relativ einfach umsetzen, z. B.:
- Fragen Sie aktiv nach bzw. nehmen Ihr Amt aktiv wahr.
- Müssen Haushaltspläne und Investitionsrechnung neu erstellt oder modifiziert werden?
- Lassen Sie einen „Kassensturz“ per 31.03. erstellen.
- Besprechen Sie sich regelmäßiger (derzeit mindestens monatlich).
- Definieren Sie in Ihrer Gruppe spezielle Verantwortlichkeiten, so dass sich innerhalb des Gremium nicht alle mit allem gleichzeitig beschäftigen müssen.
- Steuern Sie aktiv den Jahresabschluss des vorangegangenen Jahres.
- Kommunizieren Sie abgestimmt und eigenständig nach außen.
….. und, sofern es nicht bereits längstens geschieht, schreiben Sie alles auf, dokumentieren Sie Ihre Überlegungen und prüfen Sie Ihre Geschäftsordnung und Satzung.
